Um dos principais objetivos do QSP é apoiar as organizações na melhoria de seus Sistemas de Gestão, através do desenvolvimento de sistemáticas que assegurem, à alta direção das empresas, a adequação e conformidade de suas políticas, padrões e procedimentos.

Muitos casos relativos aos processos internos das organizações mostram-se inadequados para atender aos requisitos das normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000, etc., e também às exigências da Lei Sarbanes-Oxley (SOX), entre outras regulamentações. Por exemplo: a SOX obriga determinadas empresas a um grande esforço, porque têm que documentar e analisar todos os seus controles internos, detalhando cada atividade. Na maioria das vezes, esses controles, além de não estarem adequados à legislação vigente e às políticas e determinações internas e corporativas, encontram-se desatualizados e até mesmo obsoletos.

Por essa razão e a fim de dar agilidade ao processo de adequação das organizações aos diversos tipos de exigências a que estão sujeitas, o QSP criou a AP3 - Assessoria em Procedimentos, Padrões e Políticas: um novo serviço especializado de elaboração e implementação de documentos e controles internos nas empresas.

• Levantamento de informações para a identificação de lacunas e necessidades de revisão ou criação de políticas, padrões e procedimentos internos documentados.
  
  
• Realização de entrevistas com as áreas envolvidas e análise dos documentos relacionados aos processos em estudo, a partir, por exemplo, do modelo COSO/ERM (Lei Sarbanes-Oxley), de Políticas Corporativas, etc.
  
  
• Elaboração e/ou revisão dos procedimentos documentados, instruções de trabalho e fluxogramas, descrevendo como as tarefas são realizadas nos processos em estudo e seu respectivo atendimento às exigências dos padrões normativos da organização.
  
  
• Obtenção de consenso e alinhamento organizacional aos padrões adotados e demais atividades decorrentes.
  
  
• Validação dos procedimentos, padrões e políticas que foram documentados e seus respectivos controles.
  
  
• Definição e desenvolvimento de registros e indicadores diversos a serem incrementados em cada rotina, se pertinentes.
  
  
• Treinamentos para a disseminação e implantação dos procedimentos elaborados e dos controles internos necessários, que levarão a organização ao preenchimento das lacunas identificadas e à conformidade com os diversos tipos de exigências (legais, regulamentares, normativas, etc.).

Eis alguns dos benefícios que se pode esperar dos serviços AP3 do QSP para as organizações que desejam:

Comunicar a filosofia corporativa – Políticas e procedimentos documentados são os principais meios para se implementar as declarações de missão e visão da empresa.

Estabelecer as funções e responsabilidades de diferentes departamentos e grupos – Sem uma definição clara, os departamentos podem duplicar funções, deixar de realizar importantes atividades ou entrar numa disputa por poder.

Reduzir erros de procedimentos – Os erros podem custar muito caro para serem reparados, podendo deixar a organização exposta a problemas legais. Procedimentos claros, descritos passo a passo e com os devidos controles, ajudarão a assegurar que as pessoas da organização estejam desempenhando suas atribuições com exatidão.

Assegurar constância nas operações – Os clientes gostam de ser tratados da mesma forma toda vez que vão à empresa, qualquer que seja a filial que eles visitam. Procedimentos documentados ajudam a assegurar que importantes funções sejam desempenhadas da mesma forma, por todas as pessoas em todas as filiais.

Melhorar a eficiência e a produtividade – Por si sós, os manuais não tornarão as operações mais eficientes, mas a análise crítica cuidadosa dos procedimentos e controles internos muitas vezes revela ineficiências ocultas, como por exemplo ações desnecessárias ou práticas desatualizadas.

Cumprir requisitos legais e regulamentares – Se as operações da organização são fortemente reguladas pela legislação, como ela pode assegurar que está em conformidade com todos os aspectos das leis aplicáveis? Procedimentos e controles internos bem-documentados e cuidadosamente analisados podem evitar diversos problemas legais para a empresa.

Atender à ISO 9001 e a outras normas nacionais e internacionais – Normas da qualidade, como a ISO 9001 por exemplo, exigem que todos os aspectos das operações que influenciam a qualidade dos produtos e serviços da organização estejam claramente documentados e disponíveis para os funcionários.