Novembro/2001

QUANTO TEMPO DEVEM DURAR AS AUDITORIAS
DOS ORGANISMOS CERTIFICADORES ?

IAF - International
Accreditation Forum, Inc.

Este documento fornece diretrizes para você conhecer como os organismos certificadores a desenvolver seus próprios procedimentos, a fim de determinar o tempo necessário para a avaliação de uma extensa gama de atividades de organizações de diferentes tamanhos e complexidade. É necessário que os organismos certificadores identifiquem o tempo que será gasto em avaliação inicial, acompanhamento e reavaliação para cada organização certificada ou candidata à certificação.

Tais diretrizes não estipulam tempo mínimo ou máximo, mas fornecem uma estrutura para ser utilizada pelos organismos certificadores, a fim de determinar o tempo de auditoria apropriado, levando em conta as peculiaridades da organização a ser auditada. O uso de procedimentos em conjunto com essa estrutura, na fase de planejamento da auditoria, deverá levar a uma abordagem coerente para a determinação do tempo de auditoria apropriado.

O gráfico abaixo apresenta uma média de dias para a auditoria inicial, que a experiência tem demonstrado ser apropriada para organizações com um determinado número de funcionários. Portanto, o número de funcionários serve como um adequado ponto de partida para se estabelecer o tempo de auditoria necessário.

A experiência também tem demonstrado que, quanto a organizações de mesmo tamanho, algumas necessitam de mais tempo, outras, de menos. A variação de tempo gasto em cada avaliação depende de uma série de fatores, incluindo tamanho, campo de atuação, logística, complexidade da organização e seu estado de preparação para a auditoria. Esses e outros fatores devem ser examinados durante o processo de análise crítica de contrato do organismo certificador, para avaliar seu possível impacto no tempo de auditoria a ser alocado. Assim sendo, o Gráfico de Tempo de Auditoria não pode ser usado isoladamente.

O gráfico abaixo fornece uma estrutura que pode ser usada em um processo de planejamento de auditoria, identificando-se um ponto de partida com base no número de funcionários, ajustando-se os fatores significativos para a organização a ser auditada e atribuindo-se a cada fator um peso aditivo ou subtrativo que modifique o algarismo base.

1. O termo "funcionários", presente na tabela, se refere a todos os indivíduos cujas atividades dão suporte ao campo de atuação da certificação, conforme descrito pelo Sistema de Gestão da Qualidade.
Um bom número de funcionários inclui uma equipe não-permanente (sazonal, temporária e subcontratada), que deverá estar presente no momento da auditoria. Convém que o organismo certificador e a organização a ser auditada determinem um tempo de auditoria que melhor represente o campo de atuação total da organização. Podem ser considerados, conforme apropriado, a estação, o mês, o dia/data e o turno.
Convém que os funcionários de meio-período sejam tratados como os funcionários equivalentes de tempo-integral. Isso dependerá do seu número de horas de trabalho em comparação com o de um funcionário de tempo-integral.

2. O "tempo de auditoria" inclui o tempo gasto pelo auditor e pela equipe de auditoria no planejamento (incluindo, se apropriado, a análise crítica de documentos fora do local); a interface com a organização, o pessoal, os registros, a documentação e os processos; e o relatório. O "tempo de auditoria" envolvido no planejamento e no relatório não deve reduzir o "tempo de auditoria" local total para menos de 90% do tempo apresentado no gráfico. O fato de ser necessário mais tempo para o planejamento e/ou relatório não justifica a redução do tempo da auditoria local. O tempo gasto pelo auditor em viagens não está incluído nesse cálculo, sendo adicional ao tempo referido no gráfico.

3. O "tempo de auditoria" referido no gráfico é considerado em termos de "dias de auditoria" gastos na avaliação. Um típico "dia de auditoria" consiste em um dia normal de trabalho de 8 horas. O número de dias de auditoria não deve ser reduzido nos estágios iniciais de planejamento, programando-se horas mais longas por dia de trabalho.

4. No ciclo inicial de avaliação, convém que o tempo de acompanhamento para uma determinada organização seja proporcional ao tempo gasto na auditoria inicial, sendo que o tempo total gasto anualmente em acompanhamento deverá ser aproximadamente 1/3 do tempo gasto em auditoria inicial. Convém que o tempo de acompanhamento planejado seja analisado criticamente de tempos em tempos, para dar conta das alterações na organização, na maturidade do sistema, etc., ou, pelo menos, no momento de reavaliação.

O tempo total gasto com a reavaliação dependerá das constatações da análise crítica, conforme definido nos parágrafos G.3.6.6 e G.3.6.7 do Guia ISO/IEC 62. Convém que o tempo de reavaliação seja proporcional ao tempo que seria gasto na avaliação inicial da mesma organização, ou seja, cerca de 2/3 do tempo que seria necessário para a avaliação inicial no momento da reavaliação. O tempo de reavaliação é bem superior ao tempo gasto com o acompanhamento de rotina; porém, quando a reavaliação é realizada ao mesmo tempo que uma visita planejada de acompanhamento de rotina, a reavaliação deverá ser suficiente para atender também aos requisitos de acompanhamento. Independentemente da conclusão a que se chegue, se aplica a esse caso o parágrafo G 3.3.1 do referido Guia.
Uma vez que se tenha determinado o ponto de partida para a definição do tempo de auditoria necessário, tendo sido indicado o número de funcionários, alguns ajustes deverão ser considerados para dar conta das diferenças que possam afetar o tempo real necessário para a realização de uma auditoria eficaz.

Exemplos de fatores que poderiam aumentar o tempo de auditoria:
Logística complexa envolvendo mais de um prédio ou local para realização das atividades (ex.: auditoria de um Centro de Projeto separado); Equipe falando mais de uma língua (necessidade de intérprete(s) ou impossibilidade de auditores individuais realizarem um trabalho independente); Área muito grande para o número de funcionários (ex.: área florestal); Muitos regulamentos (ex.: indústria de alimentos e remédios, indústria aeroespacial, indústria de energia nuclear, etc.); Sistema abrangendo processos de grande complexidade ou um número relativamente grande de atividades únicas; Processos envolvendo uma combinação de hardware, software, processos e serviços.

Exemplos de fatores que poderiam reduzir o tempo de auditoria:
A organização não é a "responsável pelo projeto" e/ou outros elementos da Norma não fazem parte do campo de atuação; Produtos/processos de baixo ou nenhum risco; Conhecimento prévio do sistema da organização (ex.: organização já certificada por outra Norma pelo mesmo organismo certificador); Área muito pequena para o número de funcionários (ex.: apenas a sede); Preparação do cliente para a certificação (ex.: organização já certificada ou reconhecida pelo esquema de um outro organismo de terceira parte); Processos envolvendo uma única atividade geral (ex.: apenas serviços); Maturidade do sistema de gestão; Grande porcentagem de funcionários realizando atividades idênticas e simples.

Convém que todos os atributos do sistema, dos processos e dos produtos/serviços da organização sejam considerados, fazendo-se o devido ajuste para os fatores que possam justificar o aumento ou a redução do tempo com vistas a uma auditoria eficaz. Os fatores aditivos poderão ser compensados pelos fatores subtrativos. Em quaisquer situações em que forem feitos ajustes do tempo fornecido na tabela, deverão ser mantidos suficientes registros e evidência para justificar a variação.
O gráfico a seguir ilustra a possível interação dos fatores aditivos e subtrativos do Tempo de Auditoria fornecido no gráfico anterior.

Grande / Simples Vários locais Poucos processos Processos repetitivos Campo de atuação pequeno Grande / Complexo Vários locais Muitos processos Campo de atuação amplo Processos únicos Responsável pelo projeto Ponto de partida a partir do Gráfico de Tempo de Auditoria Poucos processos Campo de atuação pequeno Processos repetitivos Pequena / Simples Muitos processos Responsável pelo projeto Campo de atuação pequeno Processos únicos Pequena / Complexo

É improvável que a soma total de todos os ajustes feitos por uma determinada organização, considerando-se todos os fatores, reduza o tempo necessário para a auditoria inicial em menos de 30% do tempo fornecido na tabela.

Texto traduzido por Marily Tavares Sales, do QSP.