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AUMENTANDO
A COMPETITIVIDADE ATRAVÉS DO PNQ
Por mais de dois anos, um grupo de
estudos criado em 1989 e constituído por especialistas em gestão
da qualidade provenientes da indústria (manufatureira e serviços),
da consultoria, de associações, e do meio acadêmico,
dedicou-se voluntariamente à criação do Prêmio
Nacional da Qualidade (PNQ).
O PNQ, como hoje é conhecido,
é resultado do trabalho desse grupo que ajudou na criação
de uma Fundação para a sua administração. Na
época, esta iniciativa contou com o suporte de empresas dos setores
público e privado, as quais sentiram que essa premiação
propiciaria um forte apoio e estímulo à busca da excelência
em qualidade no nosso país.
Tal premiação estava
naquele momento em sintonia com o PBQP - Programa Brasileiro da Qualidade
e Produtividade, lançado pelo Governo Collor em novembro de 1990,
que preconizava a "instituição de prêmios destinados
ao reconhecimento das contribuições em prol da qualidade
e produtividade".
Para o estabelecimento dos atributos
de referência à excelência em qualidade, dos critérios
para pontuação e do processo de avaliação e
determinação das empresas premiadas, o grupo de estudos examinou
diversos prêmios existentes no Brasil e no exterior.
A experiência do Japão,
com o Prêmio Deming, e dos Estados Unidos, com o Prêmio Malcolm
Baldrige, serviu de estímulo e base aos trabalhos desse grupo. Tendo
em vista a maior flexibilidade dos critérios adotados pelo Prêmio
Malcolm Baldrige, já reconhecido internacionalmente, e a adoção
de prêmios semelhantes em outros países, o grupo optou por
estruturar o PNQ - Prêmio Nacional da Qualidade - fundamentalmente
com as mesmas regras e critérios. Utilizar o PNQ como um processo
para avaliar e aperfeiçoar uma organização envolve
alguns desafios significativos . Muitas empresas irão tentar utilizar
o PNQ para melhorar sua competitividade; algumas irão fracassar,
enquanto outras irão alcançar o sucesso. Quais seriam os
fatores-chave e a estratégia necessária para o sucesso? Quais
barreiras necessitariam ser superadas?
Algumas das principais barreiras para
utilização do PNQ como instrumento para aumentar a vantagem
competitiva incluem:
(1) falta de senso crítico (pouco reconhecimento da necessidade
de aperfeiçoar),
(2) a quantidade de recursos requeridos para se preparar o "Relatório
de Inscrição" conforme as especificações
do PNQ (limite máximo de 90 páginas),
(3) o medo da avaliação,
(4) a falta de examinadores/funcionários treinados,
(5) a incerteza de como o PNQ se encaixa na estratégia da qualidade,
(6) e a falta de comprometimento para uso dos resultados da avaliação
para aprimorar e aperfeiçoar a gestão da qualidade.
Alguns dos fatores-chave que necessitam
estar presentes em um plano para se utilizar o PNQ com sucesso incluem:
a liderança e o envolvimento pessoal da alta direção,
a integração com o foco de negócio e com os ciclos
de negócio da companhia, e o desenvolvimento de um plano que contemple
não só as melhorias necessárias, mas também
mecanismos para monitorar e avaliar os resultados a serem alcançados.
É de fundamental importância
que os critérios do PNQ sejam utilizados para apoiar a direção
estratégica e os objetivos de negócio da organização.
Competição interna destrutiva e o "jogo dos números"
devem ser evitados.
Barreiras para a utilização
do PNQ e caminhos para superá-las
Barreira
(1) Falta de senso crítico (pouco reconhecimento da necessidade
de aperfeiçoar).
Como superar
Obter referências de excelência
da concorrência a nível mundial (world class) e verificar
como a sua empresa se compara aos indicadores-chave (Obs.: o quesito "comparação
com líderes mundiais" consta em diversos itens de avaliação
do PNQ).
Providenciar que a alta direção
da organização visite empresas premiadas pelo PNQ. Alternativa:
participar de seminários em que empresas premiadas, ou finalistas,
apresentam sua abordagem na gestão da qualidade e seus resultados.
· Ler artigos e publicações sobre as empresas premiadas
e comparar seu sistema de administração da qualidade e seus
resultados com os da sua empresa. · Referencial interno: identificar
unidades de negócio dentro de sua própria organização
que já foram avaliadas pelo PNQ, e solicitar que elas façam
uma apresentação sobre essa experiência para a alta
direção de sua unidade (Obs.: para companhias multinacionais,
a recomendação é válida inclusive para as unidades
que foram avaliadas pelo Prêmio local - do seu país).
Barreira
(2) Tempo e recursos necessários para preparar a inscrição.
Como superar
Otimize o tempo
Comece por uma breve e resumida auto-avaliação;
ela irá auxiliar na condução de uma avaliação
completa.
Faça um "Relatório
de Inscrição" preliminar baseado em 10 a 20 itens (Obs.:
o PNQ contempla um total de 24 itens de avaliação).
Ganhe envolvimento
Faça com que a alta direção
reforce positivamente para toda a organização a importância
de se preparar para a inscrição.
Tenha uma premiação
interna.
Busque o envolvimento pessoal da alta
direção durante todo o processo de preparação
do "Relatório de Inscrição".
Barreira
(3) Medo ou receio da avaliação.
Como superar
Forneça os resultados (pontuação
obtida) somente para a organização/unidade alvo da avaliação.
Reforce a utilização
da avaliação do PNQ como instrumento para aperfeiçoar
a gestão da qualidade.
Não enfatize a pontuação
obtida - o objetivo é a melhoria contínua.
Minimize qualquer conseqüência
adversa resultante de uma baixa pontuação.
Enfatize a importância da franqueza
e da sinceridade para todo o processo de avaliação.
Treine a gerência na estrutura
de avaliação e nos critérios do PNQ.
Barreira
(4) Falta de examinadores/funcionários treinados.
Como superar
Envie algumas pessoas de sua empresa
para cursos que ensinam como conduzir uma avaliação interna
com base nos critérios do PNQ.
Contrate os serviços de profissionais
com experiência nesse tipo de avaliação, para auxiliar
no processo.
Combine ambas as ações
citadas anteriormente; é muito eficaz, pois incorpora tanto uma
visão interna quanto externa.
Barreira
(5) Incerteza de como o PNQ se encaixa na estratégia atual
de negócios e nos esforços para a melhoria da qualidade.
Como superar
Crie um grupo de trabalho composto
por gerentes das diversas áreas, profissionais da qualidade, consultores
internos e facilitadores, para analisar todos os sistemas relacionados
aos negócios e à administração da qualidade;
estudar o que algumas companhias de classe mundial (world class) estão
fazendo; estudar os critérios do prêmio e desenvolver a melhor,
mais completa e integrada abordagem para o processo.
Utilize inicialmente os critérios
do Prêmio como uma ferramenta para auto-avaliação.
Explique como os critérios podem ser utilizados para medir a eficácia
dos esforços atuais na busca da excelência em qualidade.
Aprenda como outras empresas estão
utilizando os critérios do PNQ, e entenda como elas integraram os
mesmos às suas estratégias de negócios.
Determine como a sua empresa poderá
integrar e utilizar com sucesso a filosofia do PNQ, para aperfeiçoar
e aprimorar a estratégia atual.
Barreira
(6) Falta de comprometimento para uso dos resultados da avaliação,
para aprimorar e aperfeiçoar a gestão da qualidade.
Como superar
Tenha certeza de que qualquer plano
que sua empresa faça incentive, monitore e reforce a utilização
da avaliação para aprimorar a competitividade da organização.
Envolva a alta direção
da organização na revisão dos resultados da avaliação,
e na elaboração dos planos de ação para aprimorar
a competitividade.
Planeje fazer uma nova avaliação
um ano depois, e meça os progressos alcançados.
Obtenha o compromisso da gerência
de utilizar os resultados para focar seus esforços de melhoria da
qualidade, antes que qualquer avaliação seja feita.
Faça com que a alta direção
escreva o "Relatório de Inscrição" e/ou
efetue revisão do mesmo ao longo de todo o processo de sua confecção.
Conclusão
A avaliação para o Prêmio
é baseada em critérios estabelecidos para serem um padrão
de excelência em qualidade, para as organizações que
buscam os mais altos níveis de desempenho global em qualidade e
competitividade. A avaliação aborda todos os requisitos-chave
para atingir a excelência em qualidade, assim como suas inter-relações.
Por focalizar não somente os resultados, mas também as condições
e os processos que levam aos resultados, as avaliações oferecem
uma estrutura que pode ser usada pelas organizações para
modelar seus sistemas e processos, visando a melhoria contínua do
desempenho em qualidade. Além disso, os mecanismos para modelagem
são, eles mesmos, incluídos nas avaliações.
Uma avaliação confiável,
relativa aos critérios de premiação, requer experiência
considerável com sistemas da qualidade. Apesar disso, as avaliações
podem também ser usadas para auto-diagnóstico e outros propósitos.
Qualquer organização, elegível ou não, planejando
ou não concorrer ao Prêmio, pode utilizar os critérios
de avaliação com propósitos diversos. Esses propósitos
incluem treinamento, auto- avaliação, desenvolvimento de
sistemas da qualidade, melhoria da qualidade e planejamento estratégico.
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