É recomendado que a organização documente e mantenha atualizada toda a documentação necessária para assegurar que seu Sistema de Gestão da SST pode ser adequadamente compreendido e operado com eficiência e eficácia.

As entradas típicas incluem os seguintes itens:

• detalhes da documentação e dos sistemas de informação desenvolvidos pela organização para dar suporte às atividades e ao Sistema de Gestão da SST, e para cumprir os requisitos da OHSAS 18001:1999;
• responsabilidades e autoridades;
• informações sobre os ambientes onde é utilizada a documentação ou as informações, e sobre
• as restrições tais ambientes podem impor à natureza física da documentação ou ao uso de meios eletrônicos ou outros.

É recomendado que a organização analise criticamente suas necessidades de documentação e de informações para o Sistema de Gestão da SST, antes de desenvolver a documentação necessária para dar suporte a seus processos de SST.

Não há qualquer requisito para que a documentação seja desenvolvida num formato específico, visando a conformidade com a OHSAS 18001; tampouco é necessário substituir a documentação existente, como manuais, procedimentos ou instruções de trabalho, se estes descreverem adequadamente as medidas vigentes. Organizações com Sistemas de Gestão da SST já estabelecidos e documentados poderão julgar ser mais conveniente e eficiente desenvolver, por exemplo, um documento que dê uma visão geral da inter-relação entre seus procedimentos existentes e os requisitos da OHSAS 18001:1999.

É recomendado considerar o seguinte:

• as responsabilidades e autorizações para os usuários da documentação e das informações; isso pode levar a considerar o grau de segurança e de acessibilidade que precisa ser imposto, particularmente sobre os meios eletrônicos e sobre os controles de alterações;
• a maneira como a documentação física é utilizada, e o ambiente no qual ela é utilizada; isso pode levar a considerar o formato de como a documentação é apresentada. 

É recomendado que se façam considerações similares sobre o uso de equipamentos eletrônicos para sistemas de informação.

As saídas típicas incluem os seguintes itens:

• documento ou manual que apresente uma visão geral da documentação do Sistema de Gestão da SST;
• relações, listas-mestras ou índices de documentos;
• procedimentos;
• instruções de trabalho.