Agosto/2000

Sistemas Integrados de Gestão

Infundindo Qualidade com Atividades Ambientais

Marilyn R. Block
Presidente da MRB Associates (EUA)

Enquanto o processo de revisão da ISO 9001 e da ISO 14001 dá ênfase à compatibilidade, empresas ao redor do mundo continuam a buscar a integração dessas normas. As organizações que possuem Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) crêem que é mais barato e eficiente remodelar o SGQ já existente do que criar um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) separado.

Para os fornecedores da Ford e da General Motors, por exemplo, o Sistema Integrado de Gestão (SIG) será de grande valor. Atualmente, exige-se que os fornecedores da Ford que possuem instalações industriais certifiquem, pelo menos, uma dessas instalações pela ISO 14001 até o final de 2001 e, as restantes, até 1º de julho de 2003. Já a GM exige que seus fornecedores estejam em conformidade com a ISO 14001 até o final de 2002.

Fornecedores de automóveis que integrarem a ISO 14001 ao Sistema da Qualidade ISO 9000 terão muito mais facilidade de cumprir esses prazos finais do que aqueles que implantarem um SGA separado.

Neste artigo, discutiremos os benefícios da integração dos dois Sistemas de Gestão (ISO 9001/ISO 14001) e as semelhanças entre ambos. Apresentaremos, também, sugestões sobre como as organizações podem dar início a esse processo de integração.

Benefícios da Integração

Existem importantes vantagens em integrar a ISO 14001 a um SGQ existente como, por exemplo, a ISO 9001 (ou QS-9000). Tanto a ISO 14001 como a ISO 9001 exigem uma quantidade de procedimentos quase idênticos. Usando-se procedimentos da qualidade já existentes para o cumprimento dos requisitos do SGA, é possível eliminar redundâncias e assegurar consistência. Além disso, pode-se economizar nos custos de desenvolvimento e implementação do SGA.

Um outro benefício é a introdução da gestão ambiental como uma forma de se fazer negócio. Quando os sistemas são integrados, a probabilidade de se olhar para o SGA como um programa unicamente de responsabilidade do departamento de meio-ambiente é menor.

Do ponto de vista da operação, um SIG é capaz de abranger todos os aspectos do negócio, desde a qualidade do produto e serviços para o cliente até operações de manutenção - tudo de forma segura e ambientalmente aceitável.

Semelhanças entre SGQ e SGA

Embora seja possível alcançar a integração implementando, simultaneamente, ambos os sistemas, a economia de tempo e de custos será mínima, se os procedimentos existentes da qualidade não puderem servir de base. Portanto, a integração envolve a introdução dos requisitos da ISO 14001 num SGQ maduro. Isso requer uma compreensão das semelhanças e diferenças entre ambas as normas, a fim de que se possa utilizar, onde possível, os procedimentos de qualidade existentes para o cumprimento dos requisitos do SGA.

Os elementos semelhantes entre a ISO 9001 e a ISO 14001 são apresentados na Figura 1. Onde existirem pequenas diferenças, o Sistema Integrado de Gestão deverá ser configurado de acordo com o requisito mais rigoroso. Isso assegurará o cumprimento dos requisitos exigidos por ambas as normas.

Por exemplo, a ISO 14001 não exige a documentação para certos procedimentos, enquanto a ISO 9001 exige que os mesmos procedimentos sejam documentados.

Num Sistema Integrado, os procedimentos deveriam ser documentados para ficarem em conformidade com o requisito mais rigoroso, que é aquele imposto pela ISO 9001. Assim, os procedimentos para auditorias internas, gerenciamento de ações corretivas e preventivas, controle de registros e identificação das necessidades de treinamento, entre outros, devem ser documentados num SIG, a despeito da falta de tal requisito na ISO 14001.

Os elementos restantes da ISO 14001 dividem-se em duas categorias: a categoria das atividades semelhantes entre as duas normas, mas que não são claramente identificáveis na ISO 9001; e a categoria das atividades sem quaisquer semelhanças.

Como exemplo da primeira categoria, temos o requisito do SGA para estabelecimento de objetivos e metas. O requisito da ISO 9001 para o planejamento da qualidade tipicamente envolve o estabelecimento de objetivos da qualidade, permitindo, assim, a integração deste com o requisito do SGA relativo ao estabelecimento de objetivos ambientais. Entretanto, não há na ISO 9001 uma seção explícita, referente a "objetivos", que proporcione uma ligação óbvia entre as duas normas.

Como exemplos da segunda categoria, podemos citar a identificação de aspectos ambientais e a preparação e atendimento a emergências.

Figura 1: Elementos Comuns entre a ISO 9001 e a ISO 14001

Requisitos ISO 9001 ISO 14001

Responsabilidade da Administração

  • política
  • responsabilidade e autoridade
  • recursos
  • representante da Administração
  • análise crítica pela Administração
    		• 4.1.1
    4.1.2.1
    4.1.2.2
    4.1.2.3
    4.1.3    		 4.2
    4.4.1
    4.4.1
    4.4.1
    4.6
    Documentação 4.2.1 4.4.4
    Controle de documentos e dados 4.5 4.4.5
    Aquisição 4.6 4.4.6c
    Controle de processo 4.9 4.4.6a,b; 4.5.1
    Controle de equipamentos de inspeção, medição e ensaios 4.11 4.5.1
    Ação corretiva e ação preventiva 4.14 4.5.2
    Controle de registros 4.16 4.5.3
    Auditorias internas 4.17 4.5.4
    Treinamento 4.18 4.4.2

    Iniciando a Integração

    A fim de garantir planejamento, gestão, implementação e avaliação eficientes de um Sistema Integrado de Gestão, é necessário que se escolha uma equipe para se responsabilizar por tal sistema. Em companhias onde existem grupos totalmente separados para lidar com as questões ambientais e da qualidade, provavelmente haverá mais dificuldade de se alcançar uma perfeita integração do que naquelas onde há uma única equipe responsável pelas duas áreas.

    Embora as tarefas associadas com a integração sejam apresentadas seqüencialmente, algumas delas poderão sobrepor-se, e partes de diferentes tarefas poderão ser realizadas concomitantemente.

    As tarefas típicas são:

  • Identificar os requisitos do SGA - É importante que cada requisito do SGA seja claramente compreendido em comparação com os requisitos do SGQ. É por essa razão que a primeira tarefa é avaliar o que a companhia faz atualmente e o que é capaz de fazer. Essa avaliação, denominada gap analysis, ajuda a identificar os procedimentos e práticas existentes, compará-los com os requisitos da ISO 14001 e identificar as deficiências.
  • Determinar os elementos existentes do SGQ - O próximo passo é obter um inventário dos procedimentos da qualidade existentes, assim como de políticas, instruções e outros instrumentos que determinam o modo do pessoal atuar, conduzir os negócios e desempenhar as atividades dentro da organização. Deveria ser realizada uma análise crítica detalhada dos procedimentos e práticas da qualidade, a fim de identificar aqueles que se aplicam a um ou mais requisitos do SGA. Com isso, será possível identificar os requisitos do SGA para os quais serão necessários novos procedimentos e aqueles para os quais poderão ser utilizados os procedimentos do SGQ.
  • Desenvolver procedimentos - A terceira tarefa é desenvolver procedimentos para o SIG. Essa tarefa abrange a modificação de procedimentos existentes do SGQ e a criação de novos procedimentos. O manual da qualidade da organização também deve ser revisado, a fim de refletir os novos elementos do sistema exigidos pela ISO 14001. O tempo para se desenvolver os procedimentos depende da quantidade de procedimentos e recursos disponíveis. O prazo típico é nove meses - tanto para o desenvolvimento de procedimentos como para a revisão do manual da qualidade.
  • Implementar e verificar o SIG - A quarta tarefa é a implementação das instruções e procedimentos novos e revisados. Inclui orientação e treinamento dos funcionários, correção de erros no sistema, verificação da precisão e adequação dos procedimentos e instruções, e a atualização constante dos documentos.

    • Após um período acordado, deverá ser feita uma auditoria interna para verificar a implementação e identificar quaisquer problemas nos procedimentos que possam ter surgido. Assim que cada elemento do Sistema Integrado de Gestão for analisado criticamente, deverá ser decidido se há discrepâncias entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu.

    Convém que se faça uma análise profunda da causa de possíveis não-conformidades e, se necessário, que se ajuste o sistema para que este atenda aos requisitos. Após esse ajuste, as mudanças implementadas deverão ser auditadas.

    Uma vez que todos os procedimentos requeridos pelo SGA e pelo SGQ tiverem sido implementados e verificados, a integração do sistema terá sido alcançada. Auditorias contínuas assegurarão a conformidade constante.

    Conclusão

    Os atuais esforços da ISO para assegurar a compatibilidade entre as normas ambientais e da qualidade refletem o que muitas empresas certificadas pela ISO já sabem: apesar de divergirem quanto à terminologia e à quantidade de detalhes, a ISO 9001 e a ISO 14001 são facilmente integráveis a um único Sistema de Gestão, alavancando os pontos fortes do SGQ.

    Talvez o maior desafio para as organizações seja aprender a pensar no Sistema de Gestão como um único conjunto de requisitos comuns. Há uma tendência de se separar os elementos do Sistema Integrado de Gestão em componentes "da qualidade" e componentes "do meio ambiente".

    Se for eficientemente projetada e implementada, a transição para um SIG poderá infundir qualidade em todas as atividades ambientais, e incorporar conscientização ambiental em todas as facetas da produção.

    Texto traduzido por Marily Tavares Sales, do QSP.