Terry A. Mors
Presidente da Team Consulting (EUA)

Os sistemas de gestão não são nenhuma novidade para as organizações industriais e prestadoras de serviços. Os Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQs) existem desde 1945 e estão se tornando um requisito fundamental para todo tipo de organização. A ISO 9001 é reconhecida e aceita internacionalmente como modelo de requisitos para SGQs aplicáveis a qualquer tipo de organização.
Os mais de 350.000 certificados ISO 9000 emitidos em todo o mundo representam um importante comprometimento de recursos por um grande número de organizações - não apenas para implementar um SGQ baseado na ISO 9001, mas também para contratar uma entidade externa a fim de verificar a conformidade do SGQ. Além das organizações que já obtiveram a certificação, há também aquelas, ainda mais numerosas, que implementaram um sistema de gestão ou um conjunto de requisitos baseados na ISO 9001, mas que não são certificadas - ou porque a certificação não foi exigida, e/ou porque os benefícios não justificaram tal investimento.
Ao contrário do SGQ, cujos requisitos e uso são bastante familiares para a maioria das organizações, o SGA (Sistema de Gestão Ambiental) é comparativamente novo, pois muitas organizações estão apenas começando a aprender sobre sua implementação e uso. A ISO 14001 foi publicada em setembro de 1996, estabelecendo requisitos genéricos para SGAs aplicáveis a todo tipo de organização. Existem, atualmente, cerca de 20.000 certificados ISO 14001 em todo o mundo.
O objetivo da ISO 14001 é auxiliar as empresas na gestão dos aspectos ambientais de seus processos, produtos e/ou serviços, possibilitando a gestão dos impactos ambientais resultantes. Um dos principais conceitos da ISO 14001 é o comprometimento com a melhoria contínua, o qual requer que a organização trabalhe continuamente a fim de melhorar seu SGA e, conseqüentemente, reduzir os impactos ambientais negativos, aumentando, ao mesmo tempo, os impactos positivos.
O problema é que a maioria das organizações que estão implementando o SGA baseado na ISO 14001 já possui um SGQ baseado na ISO 9001 e experiência com o seu uso.
Muitas dessas organizações têm interesse em desenvolver um SGA que possa ser integrado ao SGQ existente. Porém, antes de tudo, é necessário considerarem-se algumas importantes - e confusas - questões, incluindo:

• Qual a melhor proposta para a criação de um Sistema Integrado de Gestão (SIG)?


• A integração do SGQ e do SGA afetará a situação de certificação da empresa em relação à conformidade com as normas ISO 9001/2/3 e/ou ISO 14001?


• Os auditores dos organismos certificadores serão capazes de verificar a conformidade dos sistemas com os requisitos das normas?

A nova ISO 9001:2000 é mais compatível com a ISO 14001:1996 do que o era a ISO 9001:1994. Um dos principais objetivos da revisão da ISO 9001 foi reorganizar seu conteúdo, a fim de corresponder o máximo possível ao conteúdo da ISO 14001. Embora o conteúdo de ambas não possua numeração idêntica, será mais fácil, com a ISO 9001:2000, comparar os requisitos do SGQ com os requisitos do SGA contidos na ISO 14001. Apesar de não ser idênticos, tais requisitos são compatíveis entre si.
Um dos conceitos intimamente associados com as normas ISO 9000 é o conhecido ciclo PDCA:

Planejar ® Fazer ® Checar ® Agir

A ISO 14001:1996 também adotou essa metodologia como modelo para a implementação e manutenção do SGA. A ISO 9001:2000 contém uma nota (Seção 0.2, Abordagem Orientada para Processos) que menciona a possibilidade de se aplicar a metodologia PDCA a todos os processos de SGQ da organização.
De acordo com o ciclo PDCA, a organização:

• Primeiramente, documenta os processos relacionados com o SGQ (diz o que faz) e planeja as alterações, a fim de assegurar sua conformidade com os requisitos da ISO 9001;


• Utiliza o SGQ, já documentado, conforme pretendido (faz o que diz fazer);


• Verifica se o SGQ está em conformidade com os requisitos da ISO 9001, reflete sobre o modo como são conduzidos os processos e assegura o atendimento efetivo às especificações do cliente (prova o sistema);


• Faz alterações no SGQ baseando-se naquilo que foi encontrado ao se verificar o sistema, a fim de estabelecer não-conformidades e assegurar que o SGQ esteja atendendo as necessidades do cliente e sendo utilizado conforme pretendido (melhora o sistema).

A ISO 14001 exige que a organização estabeleça um SGA, a fim de identificar e gerenciar seus aspectos e impactos ambientais, com o intuito de reduzir os impactos negativos e dar suporte aos impactos positivos. Essa norma foi escrita de maneira que possa ser aplicada a qualquer tipo de operação, sendo bastante genérica, assim como a ISO 9001. Ao contrário da ISO 9001:1994, a ISO 14001 não exige muita documentação. Na verdade, além de tornar o conteúdo da ISO 9001 compatível com o conteúdo da ISO 14001, outro objetivo dos criadores da nova ISO 9001 foi o de reduzir os procedimentos que exigem documentação. Com isso, a organização passará a ter mais flexibilidade para determinar a quantidade de documentos necessária para que o sistema de gestão seja eficiente, e os procedimentos, adequadamente seguidos.
A ISO 14001 também se baseia no modelo PDCA, em que a alta administração é responsável por estabelecer a visão do SGA por meio da política ambiental. A norma estabelece para essa política alguns requisitos mínimos:

• Comprometimento com a melhoria contínua, conformidade com os requisitos legais e com outros requisitos e prevenção da poluição;


• Estabelecimento de uma estrutura para a implantação e análise crítica dos objetivos e metas ambientais;


• Comunicação da política a todos os funcionários;


• Disponibilização da política ao público.

• Identificar meios de interação entre os processos e o meio ambiente (aspectos ambientais) que possam ou ser controlados pela organização, ou receber influência da mesma. É importante lembrar que nem todos os aspectos são negativos ou controláveis, e que o SGA não é um mecanismo conformativo. O objetivo do SGA é ajudar a organização a gerenciar seus impactos sobre o meio ambiente e evitar não-conformidades legais e regulamentares. Esse é um novo conceito para muitos gerentes, que têm dado maior atenção às interações ambientais negativas sujeitas à regulamentação.


• Determinar os impactos associados com os aspectos ambientais e decidir quais deles são significativos. Esses "impactos ambientais significativos" desempenham um papel central em todo o SGA.


• Identificar os requisitos legais e outros requisitos associados com os aspectos ambientais "de suas atividades, produtos ou serviços" e ter acesso aos mesmos. Essa "lista" se refere a todos os aspectos ambientais, e não apenas àqueles considerados significativos.


• Buscar a melhoria contínua por meio do estabelecimento de objetivos e metas, a fim de aprimorar o SGA. Esse item é semelhante aos requisitos da ISO 9001, que exigem a melhoria do SGQ, e não dos produtos/serviços. Ao se estabelecerem objetivos e metas, deve-se levar em consideração os impactos ambientais significativos e os requisitos regulamentares.


• Possuir programas para a realização de objetivos e metas ambientais.


• Determinar quais atividades estão associadas com os aspectos ambientais significativos e desenvolver procedimentos documentados, a fim de assegurar que as atividades possíveis de resultar em impactos significativos ocorram sob condições controladas.


• Preparar-se para situações de emergência que possam vir a produzir impactos ambientais negativos, por meio da identificação de situações de emergência potenciais e do desenvolvimento de procedimentos possíveis de ser seguidos em resposta a situações de emergência.


• Avaliar regularmente a conformidade ambiental com os requisitos legais e regulamentares pertinentes.

Como já foi mencionado anteriormente, a maioria das organizações interessadas na implementação da ISO 14001 normalmente já possui um SGQ baseado e/ou certificado pelas normas ISO 9001/2/3 e/ou normas de setores específicos. Porém, para utilizar a ISO 9001 juntamente com a ISO 14001, não é preciso, necessariamente, fazer a integração dos sistemas de gestão.
Contudo, é uma boa estratégia para a empresa manter seus sistemas de gestão o mais simples possível e integrar ambos. Para tanto, existem, pelo menos, três propostas:

• Proposta dos sistemas paralelos


• Proposta dos sistemas fundidos


• Proposta do SIG.

Antes de escolher o tipo de integração que melhor se adaptará às operações da organização, é necessário considerar as questões a seguir.

Sistemas Paralelos

Optando pela proposta dos sistemas paralelos, a organização estará desenvolvendo e implementando dois sistemas separados: um para a gestão da qualidade, e outro para a gestão ambiental. Ambos os sistemas podem ter documentações com formatos semelhantes no que se refere à numeração, terminologia, organização etc, porém essa é a única parte comum. Mesmo com sistemas paralelos, é aconselhável criar documentações com formatos comuns, a fim de que os usuários não se confundam ao examinar os documentos de ambos.
Nessa proposta, vários elementos da ISO 9001 e da ISO 14001 são semelhantes entre si, podendo, até mesmo, haver procedimentos escritos semelhantes ou idênticos; porém, os processos não são comuns. Dentre outras coisas, a organização terá dois (duas):

• Representantes da administração;


• Programas de treinamento;


• Conjuntos de documentos;


• Programas de controle de documentos e dados;


• Instruções de trabalho;


• Sistemas de gestão de registros;


• Sistemas de calibração;


• Programas de auditoria interna;


• Controles de procedimentos para não-conformidades;


• Programas de ações corretiva e preventiva;


• Reuniões para análise crítica pela administração.

Essa proposta parece ser bastante redundante e exigir bastante tempo na criação e gestão da documentação e na realização de reuniões. Além disso, o investimento para manter os dois sistemas atualizados é bastante grande. A essa altura, você já deve estar se perguntando: as partes dos sistemas podem ser combinadas de maneira que faça sentido?

Com a proposta dos sistemas fundidos, o SGQ e o SGA passam a compartilhar algumas partes relacionadas com procedimentos e processos, porém continuam sendo sistemas separados em várias outras áreas. O grau de integração, no geral, dependerá da própria organização, porém alguns processos podem ser comuns a ambos os sistemas, como:

• Sistema de registros de programas de treinamento;


• Programa de controle de documentos e dados;


• Sistema de calibração;


• Sistema de gestão de registros.

Documentações de partes combinadas dos sistemas, tais como instruções de trabalho, são freqüentemente compartilhadas por ambos os sistemas, a fim de que um único procedimento documentado se aplique tanto aos aspectos da qualidade, como aos aspectos ambientais desses procedimentos e processos. Entretanto, no caso dos sistemas fundidos, o uso comum das instruções de trabalho continuará limitado.
Dentre outras coisas, a organização continuará tendo dois (duas):

• Representantes da administração;


• Programas de treinamento;


• Conjuntos de documentos (nível 1 - manuais; nível 2 - procedimentos);


• Programas de auditoria interna;


• Controles de procedimentos para não-conformidades;


• Programas de ações corretiva e preventiva;


• Reuniões para análise crítica pela administração.

Nesse nível de integração, a organização já se encontra caminhando em direção a uma proposta mais eficiente e menos redundante, porém continua gastando muita energia com a manutenção dos dois sistemas, tendo que determinar onde um termina e onde o outro começa. Enquanto, por um lado, temos a proposta de integração parcial dos sistemas fundidos, por outro, temos a proposta de integração total - a proposta do SIG.

A proposta do SIG envolve um sistema de gestão homogêneo, que se adequa tanto aos requisitos da ISO 9001, como aos da ISO 14001. Todos os elementos dos dois sistemas de gestão são comuns, ou seja, há apenas um (uma):

• Conjunto de documentos;


• Política abrangendo os requisitos da qualidade e os ambientais;


• Representante da administração;


• Sistema de gestão de registros e de treinamentos;


• Sistema de controle de documentos e dados;


• Conjunto de instruções de trabalho (instruções de trabalho do SGQ modificados, a fim de abranger as questões ambientais);


• Sistema de calibração;


• Programa de auditoria interna (incluindo uma única equipe de auditores qualificados);


• Plano de reação às não-conformidades da qualidade e do meio ambiente;


• Programa de ações corretiva e preventiva;


• Sistema de gestão de registros;


• Reunião para análise crítica pela administração.

Desenvolver a documentação pode ser um grande desafio ao se implementar um SIG. Os elementos relativos aos requisitos de cada uma das normas que não forem comuns tornam-se procedimentos independentes. Além disso, todos os elementos devem ser claramente referidos no manual. Ao implementar o SIG, a organização deve compreender o impacto causado na auditoria do sistema e saber como evitar os problemas associados com a auditoria de um sistema combinado.
Após ter auditado inúmeros SIGs, pude verificar que, de todos eles, apenas um ou dois foram realmente capazes de combinar homogeneamente os dois sistemas de gestão.

Tanto a equipe de auditores internos de sua organização, como os auditores do organismo certificador devem ser capazes de auditar sistemas combinados, sejam eles paralelos, fundidos ou integrados. Porém, isso não significa que o sistema deva ser desenvolvido tendo em mente os auditores, pois um sistema de gestão criado de maneira a facilitar o trabalho de auditoria pode ser de difícil uso para a organização. Pelo contrário, deve-se desenvolver o sistema tendo em mente sua própria organização, a fim de que ele seja de fácil uso e eficaz. Contudo, o sistema deve ser "auditável" e estar em conformidade com ambas as normas de forma compatível.
Talvez sua organização tenha interesse em desenvolver ferramentas, durante o estágio de implementação, que facilitem o trabalho de avaliação do auditor. Aqui estão algumas ferramentas que poderão ser consideradas ao se desenvolver qualquer tipo de sistema de gestão:

• "Mapa do Auditor" - Nesse caso, cada um dos requisitos de ambas as normas - ISO 9001 e ISO 14001 - são identificados numa matriz de referência cruzada, que direciona o usuário para o local no(s) sistema(s) em que o requisito está sendo atendido. A matriz identifica o local no manual em que se encontra o requisito, os procedimentos pertinentes, as instruções de trabalho e quaisquer formulários ou registros que estejam relacionados com os elementos de cada uma das normas. A matriz também ajudará o usuário a identificar esses locais, além de possibilitar ao auditor determinar se o sistema está funcionando. Podem ser necessárias duas matrizes - uma para o SGQ e outra para o SGA.
• Índice - Convém desenvolver um índice para o sistema de gestão, no qual sejam identificados todos os documentos associados com o(s) sistema(s), incluindo o manual, os procedimentos e as instruções de trabalho. Além disso, convém incluir no índice o título de cada seção do manual, a última revisão de cada documento identificado e a data da revisão.
• Referências - Para que um sistema funcione e possa ser auditado, cada um dos documentos deve conter referências para todos os documentos relacionados. Da mesma forma, o manual deve direcionar o usuário para procedimentos relacionados, os quais devem fazer referência a outros procedimentos, instruções de trabalho, formulários e registros. Essa é uma "ferramenta" prática que pode ser adicionada a qualquer sistema de gestão, para ajudar os funcionários a utilizar o sistema de forma eficiente.
• Lista-mestra de registros, formulários e documentos - Na lista-mestra, são apresentadas datas de revisões recentes de documentos, formulários e registros utilizados no sistema. Também devem ser identificados nessa lista os locais em que se encontram tais documentos, formulários e registros, acelerando, dessa forma, o processo de auditoria.

O grau de integração irá afetar o nível de dificuldade da auditoria. Auditorias de sistemas paralelos são bem simples, pois os requisitos de cada norma são claramente identificados pelo SGQ e pelo SGA. Conforme o grau de integração aumenta, mais difícil se torna para o auditor identificar o modo como o sistema atende aos requisitos de uma norma e/ou de outra.
Quanto maior o grau de integração, maior a necessidade de que as ferramentas do auditor o ajudem a perceber o modo como os requisitos são atendidos.
Eis a perspectiva de um auditor quanto à dificuldade de se auditar um sistema de gestão, considerando o seu grau de integração:

• Sistemas paralelos - Os mais fáceis de ser avaliados. Todos os elementos de cada um dos sistemas são facilmente identificáveis, havendo menos necessidade de ferramentas para localizar o ponto em que os requisitos são atendidos.
• Sistemas fundidos - Mais difíceis de auditar do que os sistemas paralelos, pois se sobrepõem em algumas partes. É necessário que o auditado identifique o local em que os elementos exigidos por ambas as normas podem ser encontrados. Sempre que um único procedimento ou instrução de trabalho for compartilhado por ambas as normas, o escopo do procedimento ou da instrução de trabalho deverá incluir atividades de ambos os sistemas. Por exemplo, um procedimento único para o controle de documentos deve abranger documentos do SGQ e do SGA.
• SIGs - Os mais difíceis de auditar, principalmente se o auditor estiver avaliando o SIG com o intuito de verificar sua conformidade com os requisitos de uma única norma. Por exemplo, o auditor deve ser capaz de esquadrinhar vários procedimentos, mesmo que alguns destes não desempenhem papel algum no sistema de gestão que estiver sendo auditado.

Muitas empresas decidem integrar seus sistemas na expectativa de que essa integração reduza consideravelmente o tempo gasto com auditorias internas e de terceira parte (tanto auditorias de certificação, como de acompanhamento). A redução no tempo das auditorias irá depender do próprio sistema e dos auditores selecionados para realizar as auditorias. Vejamos algumas considerações importantes, caso sua organização esteja interessada em reduzir o tempo gasto com auditorias de sistemas de gestão certificados pela ISO 9001 e pela ISO 14001.
A natureza do sistema influenciará grandemente o tempo necessário para a auditoria. Por exemplo, os sistemas paralelos são mais fáceis de auditar, porém não possuem procedimentos ou práticas comuns, sendo, portanto, necessárias duas auditorias separadas e completas para avaliar a conformidade de cada sistema.
Com os sistemas fundidos, o auditor já ganha um pouco mais de eficiência, pois, como alguns elementos são combinados, é possível auditar um elemento apenas uma vez para ambos os sistemas. Embora o SIG seja o sistema mais difícil de ser auditado, pode-se obter com ele uma considerável redução do tempo de auditoria, pois o auditor só precisará avaliar o SIG uma única vez para determinar a conformidade com ambas as normas.
Obviamente, o tempo de auditoria economizado com a integração dependerá também dos auditores. As organizações que desejarem utilizar apenas uma equipe de auditores internos para avaliar ambos os sistemas, deverão fornecer treinamentos que abranjam os dois sistemas e as normas pertinentes.
Os auditores dos organismos certicadores também devem ser treinados e certificados, para auditar os dois sistemas, e familiarizados com os requisitos ambientais legais e regulamentares que afetam a organização. Os auditores devem ser flexíveis, aptos a utilizar uma norma ou outra e capazes de deixar claro para o auditado qual das normas está sendo utilizada na avaliação e quais os seus requisitos. Essa pode ser uma tarefa particularmente difícil.
Outro desafio das auditorias combinadas de terceira parte é que o auditor deve manter os dois sistemas internos separados para fins de certificação. Infelizmente, não se tem notícias de nenhum organismo credenciador que tenha estabelecido procedimentos permitindo a emissão de certificados baseados em SIGs. Além disso, é necessário que o auditor prepare dois relatórios da auditoria e mantenha dois conjuntos de notas e documentos da auditoria.

Como saber qual a melhor proposta de integração? Tudo depende da organização que está implementado os sistemas. É necessário que a organização considere sua própria cultura ao decidir o nível de integração viável.
A decisão da integração não deve ser influenciada pelo organismo certificador, pois basta que a organização demonstre o apropriado atendimento aos requisitos de ambas as normas, para que o organismo audite o SIG . Antes de qualquer coisa, porém, a organização deve assegurar-se de que o organismo certificador possui auditores qualificados em SGQ e SGA e é credenciado para conduzir auditorias e emitir certificados das duas normas.
Caso a organização decida integrar o SGQ com o SGA, convém considerar a possibilidade de fundir outros sistemas ao SIG, a fim de abranger os vários aspectos de suas operações.
Outros sistemas de gestão que podem ser integrados ao SIG são aqueles relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho e aos aspectos financeiros da organização.