O termo de abertura de um projeto (project charter) é a primeira etapa e uma das partes mais importantes de qualquer projeto Seis Sigma. Esse documento dá uma visão geral do projeto e serve como acordo entre a direção e a equipe Seis Sigma no que se refere aos resultados esperados do projeto.

O termo de abertura consiste de várias partes, todas vitais para identificar as expectativas do projeto e obter aprovação e comprometimento em favor das metas do projeto. É importante notar que o termo de abertura não descreve soluções nem a forma como elas serão implementadas. Apresentamos a seguir uma visão detalhada dos 11 elementos de um project charter típico, incluindo a finalidade de cada elemento e as perguntas que se espera que cada item responda.

No item Declaração do Problema, é dada uma descrição mais específica e focada dos sintomas provenientes do problema que será abordado pela equipe.

• Quais são os elementos críticos para a qualidade?

• O que está errado?

• Onde se encontra o problema?

• Qual é o tamanho do problema?

• Quando e onde ocorre o problema?

• Qual é o impacto do problema?

• A declaração do problema está clara para todos na organização?

• A declaração do problema é longa e, portanto, difícil de interpretar?

No item Declaração da Meta ou Objetivo Específico, são descritos os resultados previstos para o projeto. As metas consistem numa declaração dos alvos específicos do projeto, necessários para alcançar o propósito esperado do projeto. Os alvos são declarados como medidas.

• Que resultados são previstos para esse projeto?

• As metas estabelecidas são realistas e específicas?

• As metas estabelecidas são mensuráveis?

• As metas estabelecidas são agressivas e alcançáveis?

• Há limite de tempo?

• É pertinente?

• Que melhorias são esperadas?

• Que grau de melhoria é necessário?

• Que defeitos são rastreados atualmente de forma contínua?

• O alvo está identificado?

• A especificação para cada medida está identificada?

• Qual é o impacto no rendimento (rolled throughput yield) ?

• Há algum alvo flexível estabelecido?

• As métricas-chave (métricas primária e secundária) estão identificadas?

• Qual é o impacto esperado sobre o custo da má qualidade?

• Qual é o impacto esperado sobre o índice de capacidade?

• Qual é o impacto esperado sobre pedidos em atraso, custos, etc.?

No item Escopo do Projeto, são identificados os limites para o projeto e é descrito o escopo específico do projeto.

• O escopo é claro e atingível?

• O projeto pode ser concluído em quatro a seis meses?

• Foi implementada alguma técnica de mapeamento de processo para determinar o escopo do projeto?

• Há um objetivo claro determinado?

• Os limites orçamentários estão esclarecidos e aprovados?

• Quem tem autoridade para a tomada de decisões?

• A área de influência da equipe está esclarecida?

• A área externa à influência da equipe está devidamente e claramente declarada e compreendida por todos?

• Como a equipe vai focar seu trabalho?

• Que informações são necessárias para identificar as questões urgentes?

• Que partes específicas do processo serão incluídas no projeto?

No item Fatores Críticos de Sucesso, são esclarecidas e documentadas as limitações do projeto e outros fatores que afetam o esforço da equipe em concluir o projeto com sucesso.

• Foi dado tempo suficiente à equipe para concluir o projeto?

• Quem está autorizado a analisar as restrições financeiras?

• Quem é o responsável pela liberação de recursos?

• A equipe tem tempo para o projeto?

• A equipe tem mão-de-obra capaz e habilitada disponível?

• A equipe tem o suporte da infra-estrutura de TI e livre acesso à TI?

• Quem são o guia e o orientador da equipe e do projeto?

• Quais são os compromissos formais da equipe (cronograma, local, horário de reunião, etc.)?

• Quais é a contribuição do patrocinador, do champion, etc.?

• Quem é o responsável por retirar eventuais obstáculos em relação ao projeto?

• A equipe tem liberdade para implementar a solução sem o suporte do champion?

• Quanto tempo por semana será alocado no projeto Seis Sigma?

• A equipe pode recorrer a outros recursos internos e externos à organização?

• Que autoridade foi dada à equipe para efetuar gastos com atividades de melhoria?

• Quem está autorizado a auxiliar a equipe nas questões financeiras?

No item Impacto sobre as Partes Interessadas, é feito um esboço de quais indivíduos internos e externos à organização podem influenciar e ser afetados pelo projeto e quais têm interesse direto no processo e em seus resultados.

• Quem são as partes interessadas internas?

• Quem são as partes interessadas externas?

• Como as partes interessadas internas são afetadas?

• Como as partes interessadas externas são afetadas?

• O que as partes interessadas internas e externas esperam da equipe?

• Como será feita a comunicação da equipe com as partes interessadas?

No item Função do Champion, tem-se uma imagem da atuação do champion como estrategista e facilitador das atividades Seis Sigma na organização.

• O champion fez parte da equipe na elaboração do business case?

• O termo de abertura do projeto foi assinado pelo champion?

• O champion estabeleceu para os membros da equipe itens específicos a serem entregues?

• O champion aplicou corretamente a melhor combinação de pessoas no projeto?

• O champion assegurou-se de que o projeto tem uma clara linha de visão para as estratégias da empresa?

• O champion entende que uma de suas principais responsabilidades é o sucesso do projeto?

No item Função dos Membros da Equipe, é feito um esboço de quem são os membros principais que darão suporte e implementarão o projeto.

• A equipe tem um tamanho fácil de gerenciar, de quatro ou cinco membros principais?

• Quem é o líder da equipe?

• Quem é o patrocinador do projeto?

• Os especialistas que estão disponíveis para auxiliar no projeto estão identificados?

• A equipe agendou um horário por semana para investir na coleta de dados, em reuniões e outras atividades do projeto?

• A equipe está pronta para firmar compromisso com a direção através do project charter a fim de realizar o projeto?

• A quem a equipe deve prestar contas?

• Há alguém da área de finanças envolvido?

• A equipe tem conhecimento detalhado do processo-alvo?

• Quais são as responsabilidades-chave de cada membro da equipe?

No item Marcos do Projeto, são definidos claros marcos com limite de tempo na vida do projeto.

• Os prazos para todas as etapas DMAIC estão estabelecidos?

• A equipe concorda com os marcos?

• Os marcos foram estabelecidos pelo champion do projeto?

• As métricas de melhoria estão estabelecidas juntamente com os marcos-chave?

No item Visão do Projeto, é descrita a visão da organização quanto às melhorias previstas para o projeto.

• Por que o projeto é necessário?

• O que se espera do projeto (ex.: entender e utilizar ferramentas e técnicas DMAIC, providenciar programas de treinamento, pôr em execução uma cultura Seis Sigma na organização, etc.)?

• Como a organização medirá o sucesso do projeto?

• Quais são os pontos potenciais de falha do projeto?

No item Benefícios Financeiros Esperados, são descritos todos os benefícios financeiros, incluindo redução de custos e impactos reais no orçamento.

• As economias previstas para o projeto foram calculadas?

• As economias tangível (hard) e intangível (soft) foram estimadas?

Tradução:Marily Sales dos Reis.
Revisão e adaptação: Francesco De Cicco.
QSP, 2006.